Organízate con eficacia

Hace unos día he terminado de leerme el libro Organízate con eficacia de David Alen. Parece que productividad personal está en auge y cada vez se pueden encontrar más personas que utilizan este método en su vida profesional y personal. Animado por esta tendencia decidí comprarme el libro y ver que me podía aportar a mi pequeño mundo, tanto profesional como laboral.

Resumido de una manera rápida, el sistema que describe David Allen en su libro, denominado GTD (obtenido del acrónimo del título del libro, Getting Things Donde), afirma ser un sistema sencillo y útil para mantener nuestras tareas controladas y organizadas, liberándonos del estress que supone tener una lista de tareas en la cabeza y permitiendo que mantengamos la mente ocupada en lo que realmente interesa: hacer cosas en lugar de pensar en lo que tendríamos que estar haciendo.

A medida que me iba leyendo el libro me iba dando cuenta que muchas de las cosas que indicaba el autor yo ya las hacía. A mi manera claro está, pero las hacía. En mi puesto de trabajo siempre tengo una libreta y un bolígrafo. Ésto último lo compruebo a diario ya que el "come boligrafos" siempre asecha y nunca se sabe cuando puede atacar. Me molesta bastante querer escribir algo que se me ocurre o que pienso que tengo que hacer y ver que no tengo como hacerlo. Pese a mi profesión y la relación que mantengo con la informática, sigo confiando plenamente en mi libreta, aunque aplicaciones como evernote le está quitando parte del peso que tienen en mi forma de organizarme.

Muchas de las cosas que el autor comentan me parecen excesivas para mi trabajo y mi ritmo de vida. Se que el autor recomienda el método para evitar tener que estar recordando constantemente que tenemos que hacer (siguiente acción a realizar) pero rara vez se me olvida algo y eso es debido a que todo lo suelo hacer cuanto antes, así no dejo que las cosas se acumulen.

Destacó que entre los diversos consejos que da el autor he empezado a utilizar varios de ellos con excelente resultados

1. La regla de los dos minutos. Esta regla viene a decirnos que si una tarea lleva menos de dos minutos no se puede planificar, simplemente hay que ejecutarla. Pero hay que tener claro que son dos minutos y no más. En mi caso lo estoy aplicando a la hora de contestar correos electrónicos, ya que antes de contestar pienso si me va a llevar más de dos minutos. Me he dado cuenta que el 50% de los correos que mando llevan más de ese tiempo así que ahora ahora los planifico y los ejecuto cuando proceso la lista "correos electrónicos" en momentos del día donde mi nivel de concentración ha caído y deseo hacer algo que no requiera demasiado esfuerzo.
2. Otro consejo útil que me he apuntado es del archivar todos los correos electrónicos de la bandeja de entrada y solo dejar visibles aquellos a los que se quiera hacer un seguimiento. En mi caso, en la bandeja de entrada estaban todos los correos electrónicos y a veces me suponía un esfuerzo tener que localizar un correo en concreto (pese a que los tengo etiquetados). Sobre todo porque a veces después de procesar un correo no le quitaba la marca y eso provocaba tener a simple vista muchos correos pendientes (también dificultaba la búsqueda de un correo a simplemente vista, obligándome a tener que usar el buscador del gestor de correo electrónico). Ahora solo tengo en la bandeja de entrada los correos a procesar y soy más riguroso en su procesamiento, ya que una vez que contesto y no tengo que hacer seguimiento archivo el correo "para perderlo de vista". Esta regla es especialmente fácil de aplicar si usas gmail como gestor de correo electrónico.
3. También me he apuntado el crear lista para futuros proyectos (algún día) donde desde hace un tiempo estoy apuntado cosas que se me ocurren, ya sean negocios a estudiar o simplemente mejoras sobre los proyectos en los que estoy trabajando pero donde ahora una mejora no es posible. Intento ser más riguroso y lo apunto todo (herramientas como evernote lo facilitan mucho, ya que incluso puedo almacenar notas de audio) para procesarlo en un futuro.

En definitiva, un buen libro que recomiendo para los que no tengan un sistema de organización, o para los que lo tengan, como era mi caso, y deseen ver otro punto de vista y desde donde puedan sacar nuevas ideas para mejorarlo.

Mas info | Organízate con eficacia, David Alen, Getting Things Done (GTD), Evernote